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16 avril 2014
Bertrand Guigaz

Compte rendu Réunion des référents

 Compte rendu réunion référents du 31 mars 2014

- Présents (10) : Antoine Maurier, Evelyne Cordonnier, Bertrand Guigaz, Bernadette Beauchamp,
Geneviève Bertin, Danielle Mianes, Jocelyne Bece, Anne Joubert, Martine Anero, Brigitte Boubat
- Excusés (3) : Marie Hélène Forcade, Anlor Goix, Aline Montigny

- But de la réunion :
Faire le point sur le fonctionnement et voir les modifications à apporter si nécessaire.

 1-Tour de table :

Chacun s’exprime à son tour, il ressort de la discussion qu’il faut modifier certaines choses pour faciliter le travail des référents

 2- Propositions :

A- Fonctionnement des référents
- Instaurer un tour de rôle obligatoire pour donner un coup de main à la distribution d’un produit (pain, légumes, fruits corses, fruits locaux, poulets), en aidant le référent à cocher ceux qui ont pris leurs produits (ou non :-)), à récupérer les contrats, à régulariser les avenants, en cours ou en fin de contrat, dus aux surplus pris par les consom’acteurs

Buts :

  • Que le référent se concentre sur son rôle sans être en permanence débordé,
  • Que chaque amapien touche du doigt le fonctionnement de la distribution et ce que cela implique,
  • Que tout le monde participe au fonctionnement de l’association.

- Trouver des aides référents pour les référents qui le souhaitent afin d’assurer les passations de pouvoir, de pérenniser les fonctionnements (absence, …)

- Centraliser les récapitulatifs de toutes les livraisons sur le classeur pour pouvoir gérer une
distribution en cas d’absence ou de retard du référent

- Recruter un référent « Adhésions » qui recoupe les adhésions avec les contrats. Chaque contrat ne peut être pris que par un adhérent
- Avoir un référent « Accueil » toutes les semaines pour informer les nouveaux adhérents ou les personnes intéressées (soit une personne soit instaurer un tour de rôle)
- Recruter un référent « Lettre Infos » qui rappelle les dates importantes dans la vie de l’AMAP : livraison, AG, … envoyé par mail tous les WE (avant la distribution)

- Organisation d’ateliers Référence pour la mise en place du fonctionnement d’un contrat et la création des outils nécessaires au fonctionnement des référents (exemple récent avec le contrat agneau : réflexion avec le producteur, avec les référents, création du contrat et d’un tableau de gestion)

B- Essaimage
- Établir une convention avec la mairie pour l’usage de la cour de l’école
- Inviter les membres du conseil municipal à une distribution
- Présenter l’amap au conseil municipal

C- Contrats
- Asperges : mettre en place un contrat : Geneviève se propose pour contacter le producteur et aider le futur référent pour le contrat
- Poisson : Créér un petit groupe de travail autour d’émilie pour trouver un ou des producteurs et aller les voir (commission éthique) pour proposer un contrat poisson
- Contrat fruits d’été à renommer fruits locaux l’été débordant largement sur l’automne
- Faire le point en direct avec les producteurs à chaque fin de contrat lors d’une réunion